Gestion de location saisonnière : 5 astuces pour gagner du temps au quotidien
En tant que propriétaire d’une maison d’hôtes, on se rend bien vite compte que les journées ne font que 24 heures. La gestion de location saisonnière au quotidien est chronophage, il est donc important de connaître les petits gestes qui permettent de libérer du temps dans son agenda. Voici 5 astuces destinées à alléger les journées de tous ceux qui sont en charge d’une activité d’hébergement touristique.
Rédigez un livret d’accueil pour vos clients
Au départ, vous allez devoir y consacrer du temps, mais c’est pour la bonne cause, puisqu’il représente l’un de vos meilleurs alliés pour la gestion de location saisonnière. Le livret d’accueil est un guide de bienvenue à destination de vos clients, dans lequel vous pouvez regrouper autant d’informations que vous le souhaitez : comment se rendre à votre établissement, des instructions pour se connecter au Wifi ou utiliser la machine à café, les activités à faire aux alentours, des informations spécifiques à votre logement, les règles à respecter, les horaires d’arrivée et de départ, etc. A vous de mentionner tout ce qui peut vous sembler utile ! Non seulement vos hôtes apprécieront d’avoir l’ensemble de ces informations à leur arrivée, mais cela vous fera gagner énormément de temps, puisque vous fournirez les réponses aux questions courantes pour lesquelles vos clients pourraient vous (sur)solliciter.
Un conseil : soignez la forme de votre livret d’accueil. Le but n’étant pas que celui-ci ressemble à un manuel d’instruction Ikéa, mais à un guide destiné à accueillir votre clientèle dans les meilleures conditions et faciliter leur séjour.
Rédigez un message de bienvenue, utilisez un ton jovial et ponctuez le contenu de votre livret avec une touche de bienveillance. Prenez-donc le temps de faire les choses correctement, puisque votre livret d’accueil sera ensuite remis à chacun de vos clients en amont (ou bien le jour même) de leur arrivée.
Le livret d’accueil numérique de Gîtes de France®
Les usages des vacanciers étant de plus tournés vers le numérique, les pratiques de livret d’accueil se modernisent ! Gîtes de France Loire-Atlantique a par exemple choisi la solution de l’entreprise Yaago et propose aux propriétaires adhérents un accès gratuit à leur livret d’accueil numérique.
Le livret d’accueil est un outil qui permet de gagner du temps dans la présentation des informations pratiques demandées systématiquement par les vacanciers : instructions d’arrivée, fonctionnement des appareils électro-ménagers, etc. Ainsi, les propriétaires de maisons d’hôtes ont encore plus d’intérêt à en mettre un en place que les propriétaires de gîte : les séjours en maisons d’hôtes étant en moyenne plus courts, le rituel d’accueil revient plus souvent.
Choisissez des plantes faciles à entretenir
Un jardin agréable et/ou une touche végétale dans votre décoration intérieure sont des éléments clés pour créer une atmosphère plaisante au sein de votre établissement. Néanmoins, les plantes s’accumulent vite et le travail qui va avec également : arrosage, rempotage, nettoyage du feuillage, contrôle des maladies… Avoir la main verte, ce n’est pas de tout repos ! D’autant plus lorsque les plantes choisies sont fragiles et demandent beaucoup d’attention.
Pour gagner du temps sur la gestion quotidienne de votre location saisonnière, agrémentez vos chambres d’hôtes d’espèces végétales faciles à entretenir. Non seulement vous ferez des économies en achetant vos plantes moins chères, mais vous pourrez également vous permettre d’y consacrer moins de temps au quotidien. Voici quelques espèces résistantes (et esthétiques) avec lesquelles vous pourriez agrémenter votre établissement :
- L’Aloe Vera ;
- La Sansevière ;
- Le Kentia ;
- Le Ficus ;
- Le Scindapsus ;
- L’Areca ;
- Les différentes espèces de Cactus ;
- Le Yucca.
Même si toutes ces plantes sont très résistantes, assurez-vous qu’elles aient suffisamment de lumière et d’eau – mais pas trop ! – et n’oubliez pas de les rempoter 1 fois par an (au début du printemps) tout en leur ajoutant un peu d’engrais.
Remplissez vos placards de draps
Vous le savez mieux que quiconque : le nettoyage des chambres, et notamment des lits, fait partie des activités les plus chronophages d’un ou d’une propriétaire de maison d’hôtes. Pour gagner du temps, prévoyez plusieurs jeux de linge (au moins 3) et de serviettes pour chaque lit. De cette manière, la rotation sera plus facile et vous aurez besoin d’effectuer moins de lavage chaque chambre. Prévoyez aussi de vous équiper d’un lave-linge avec une grande capacité : 11 kg permettent par exemple de nettoyer plusieurs jeux de draps et serviettes en une seule machine. Gain de temps assuré !
Côté repassage, optez dans l’idéal pour une centrale vapeur, qui vous aidera à défroisser les draps efficacement. Sachez aussi que certains pressing offrent des tarifs intéressants pour les chambres d’hôtes. Ces sociétés viennent parfois directement jusqu’à votre établissement pour récupérer votre linge sale et vous remettre un jeu propre prêt à l’emploi. Même si cela a un coût que vous devez considérer, les économies de temps pour votre gestion de location saisonnière sont considérables.
Passez au numérique pour votre gestion administrative
Comme pour la plupart des activités commerciales, la gestion administrative d’une maison d’hôtes est souvent longue et fastidieuse. La clé pour optimiser son temps ? L’organisation ! Pour cela, rien de tel que d’utiliser un ordinateur pour vous faciliter la tâche. Et ce, même pour ceux qui ne sont pas à l’aise avec la technologie !
Des outils tels que le logiciel Excel ou son équivalent gratuit Google Sheets sont assez simples à prendre en main et offrent de nombreuses possibilités pour gérer vos réservations ou éditer vos factures plus efficacement. Il vous suffit de créer un document et de le diviser en plusieurs onglets, ou « feuilles ». Chaque feuille correspond à un besoin en termes de gestion. Par exemple :
- Feuille n°1 : liste des réservations
- Feuille n°2 : base de données client
- Feuille n°3 : facturation
- Feuille n°4 : gestion des stocks (produits d’hygiène, draps, serviettes, café et thé, etc.)
Libre à vous bien sûr d’adapter les onglets selon ce que vous voulez y voir apparaître. Le site Web Business Plan Excel met gratuitement à votre disposition un modèle de document pour faciliter le quotidien de votre gestion de location saisonnière. Vous y trouverez une facture type, un calendrier et une colonne de saisie pour les réservations, ainsi que les statistiques mensuelles de votre établissement (nombre de nuitées, nombre de voyageurs, montants facturés).
Structurez vos tâches ménagères
Le ménage est certainement l’une des activités qui vous prend le plus de temps au quotidien. Cependant, vous ne pouvez pas y échapper, car aucun écart n’est permis en termes d’hygiène – pour des raisons évidentes. En revanche, le protocole sanitaire de votre établissement peut être mieux structuré, de manière à optimiser le temps que vous y consacrez. Pour cela, la meilleure manière est de créer une routine bien établie, où gestes et processus n’auront qu’à se répéter dans une mécanique huilée.
La création d’une fiche récapitulative, ou « feuille de route », vous aidera à aller dans ce sens. Pour chaque pièce de la maison, listez précisément les tâches ménagères à effectuer, si possible étape par étape. Par exemple, pour la cuisine, vous pourriez marquer : « vider les poubelles ; nettoyer et ranger la vaisselle ; laver nappe ; vérifier propreté bouche d’extraction ; vérifier stocks café et thé ; etc ».
Faites-en de même avec la salle de bain, les chambres, le salon, etc. Précisez également le matériel et les produits nécessaires pour chacune de ces pièces, ainsi que la régularité à laquelle tout cela doit être effectué. Gardez un calendrier (papier ou numérique) pour noter les dernières dates auxquelles chaque pièce a été nettoyée.
Besoin d’un accompagnement personnalisé ?
Chez Gîtes de France®, nous accompagnons chaque propriétaire tout au long de leur projet, que ce soit lors de la création de leur activité ou dans leur quotidien. En adhérant à un label, vous rejoignez ainsi à un vaste réseau de propriétaires qui, comme vous, cherchent à améliorer la gestion de leur location saisonnière tout en bénéficiant de la notoriété d’un label prestigieux.
Article rédigé par Sylvain Guillet
